1.     Definición

La versión 8 de Odoo permite, de forma sencilla, crear un proceso semiautomático para la  reclamación de facturas vencidas. Este proceso facilita el envío de email al deudor, la impresión de cartas de reclamación y el aviso al usuario para realizar un seguimiento manual.

2.     INSTALACIÓN

Para obtener esta funcionalidad hay que instalar el módulo account_folloup. Esta instalación se puede realizar directamente desde el menú Configuración:

Al instalarlo, se crea en el menú Contabilidad un submenú llamado Seguimiento de pagos.

3.     CONFIGURACIÓN

En primer lugar se requiere configurar los niveles de seguimiento adecuados para cada compañía. Esta configuración se realiza desde el menú Contabilidad/Configuración/Seguimiento/Niveles de seguimiento:

Es aquí donde se definen las acciones a realizar en función del retraso de la deuda. Cuando la factura sobrepasa un número de días del vencimiento y sigue estando en estado abierta, se lanza el nivel de seguimiento.   

Cada nivel de seguimiento funciona de la misma forma: se realiza una acción después de x días desde el vencimiento. Estas acciones pueden ser:

• Acción manual (se asigna un responsable y se dicta una acción a realizar)
• Enviar un correo (se escoge o redacta una plantilla de correo)
• Enviar una carta (se escoge o redacta una carta)

Las plantillas de carta y correo son traducibles por lo que en función del idioma que tenga asignado el cliente, estas le puede llegar en su idioma.

4.     uso

Aunque las acciones pueden automatizarse, esto es, se pueden ejecutar sin necesidad de que el usuario las lance, de inicio recomendamos generarlas manualmente. Es muy importante tener la contabilidad conciliada, el estado de las facturas debe de estar actualizado en el momento de generar el seguimiento. Si no está actualizada la contabilidad en cuanto a cobros, podemos enviar reclamaciones a clientes que si han pagado sus facturas.

El menú de seguimiento de pagos nos encontraremos tres submenús, explicamos brevemente para que sirven:

* Reconciliar facturas y pagos: Muestra partners con apuntes sin conciliar para recordarnos que antes de reclamar hay que conciliar.

* Enviar cartas y correos: Se determina la fecha de seguimiento, que será la fecha en la que se calcula cuantas facturas hay vencidas. Imprime las cartas, envía los emails y establece las acciones manuales. Esta es la acción que comentábamos anteriormente que se podía automatizar.

Al realizar la acción muestra un resumen de los seguimientos realizados y permite descargar las cartas de seguimiento:

Al descargar las cartas se genera un único PDF con todas las cartas a imprimir. En función de las plantillas escogidas muestran un texto como este:

* Hacer seguimientos manuales: En este menú, se le mostrarán al responsable del seguimiento las acciones a realizar:

Al clicar en las líneas se mostrará al responsable la ficha del cliente en su pestaña Seguimiento de pagos, para que realice las acciones necesarias para gestionar la deuda: