Funcionamiento del Chatter en Odoo

Introducción

El objetivo de este documento es proporcionar la información suficiente al usuario para poder gestionar el chatter que contiene Odoo. 

Aporta un conocimiento general de esta funcionalidad, un resumen de las distintas funcionalidades. Las capturas de pantalla están realizadas en una versión 13 Enterprise.

Esta funcionalidad es muy interesante para tener controlado y saber en todo momento quién ha hecho cambios en Odoo, planificar actividades, enviar mensajes, poner notas, etc. En este manual también se menciona el funcionamiento de las actividades dentro del chatter, pero por más información de esta funcionalidad de Odoo, se debe revisar el manual de “Actividades”.

Vista inicial

El chatter es una funcionalidad que nos ofrece Odoo dentro de las aplicaciones. Normalmente, nos aparece cuando se crea/edita una transacción. La vista inicial que tiene un chatter es como la Figura 1.

Figura 1

Enviar mensaje

Esta opción nos dejará enviar un mensaje a todas las personas que estén de seguidores dentro del chatter. Para observar quién está de seguidor dentro del chatter deberemos mirar en el botón señalado de la Figura 2.

Figura 2

A continuación, si le damos click al campo enviar mensaje, se nos abrirá una ventana como la Figura 3. 

Observamos como arriba nos especificará a qué seguidores irá dirigido el mensaje. Luego podremos escribir el mensaje que queramos, donde podremos añadir emoticonos y archivos adjuntos, con los botones de debajo del campo donde se escribe el mensaje (se observan los archivos que se han adjuntado al mensaje).

Una vez tenemos rellenado los datos, debemos darle click al botón de enviar. 

Odoo también nos ofrece la posibilidad de escribir el mensaje en una vista más acostumbrada para los usuarios que utilizan correos electrónicos más comunes. Deberemos darle al botón de expandir que aparece abajo a la derecha de nuestro chatter (Figura 3). La vista que saldrá a continuación será parecida a la Figura 4, como vemos hay toda la información que nos aparecía anteriormente pero situada en lugares diferentes, haciendo que sea una vista como cualquier mensaje que se pueda realizar desde nuestros correos más comunes.

Figura 3

Figura 4

Poner una nota

Esta opción que nos ofrece Odoo, nos servirá para dejar mensajes escritos dentro del chatter pero que solamente serán visibles para la gente que pueda entrar en él.

Nota: La diferencia entre una nota y un mensaje, es que los mensajes serán enviados para todos los seguidores de la tarea, en cambio la nota, únicamente será visible para la gente que pueda entrar en el “objeto”, es decir, desde el back-end de Odoo.

A continuación, si le damos click al campo poner una nota, se nos abrirá una ventana como la Figura 5. 

Observamos cómo podemos escribir el mensaje que queramos, donde podremos añadir emoticonos y archivos adjuntos, con los botones de debajo del campo donde se escribe el mensaje (se observan los archivos que se han adjuntado al mensaje).

Una vez tenemos rellenado los datos, debemos darle click al botón de registro. 

Odoo también nos ofrece la posibilidad de escribir el mensaje en una vista más común para los usuarios, como se observa en la Figura 6. Como vemos, hay toda la información que nos aparecía anteriormente pero situada en lugares diferentes.

Figura 5

Figura 6

Una funcionalidad muy común, es la de mencionar una persona (con el @) o un canal de mensajes (con el #), cuando se quiere poner una nota específica. Así, esta mención le saldrá en conversaciones, y podrá entrar directamente a la nota que se le haya dejado. En la Figura 7, se observa cómo se hace para mencionar. Ejemplo: @Administrador

Figura 7

Planificar actividad

En este apartado solamente se explica el funcionamiento de las actividades en el chatter, para más información, revisar el manual de “Actividades”. Cuando se hace click en planificar actividad, se abre una vista como la Figura 8.

Figura 8

Ahora, debemos rellenar los siguientes campos:

• Tipo de actividad, actividad que se quiere planificar. Hay distintas opciones que vienen por defecto, pero se pueden borrar, editar y crear:
• Correo electrónico.
• Llamada.
• Por hacer.
• Reunión.
• Subir documento.
• Excepción.
• Pedido para aumentar las ventas.
• Resumen, pequeño resumen de la actividad a planificar.
• Fecha vencimiento, fecha que se debe hacer la actividad como muy tarde.
• Asignada a, persona a quien se le asigna la actividad.

Luego hay un recuadro para notificar cualquier cosa de esta actividad. Debajo nos encontramos con distintos botones:

• Planificación, para planificar la actividad.
• Marcar como hecho, para marcar como hecha la actividad.
• ¡Hecho! Prepare el próximo, para marcar como hecha la actividad, y planificar otra.
• Descartar, para descartar la actividad.

Figura 9

En el chatter nos saldrá la planificación de la actividad, como se observa en la Figura 10.

Figura 10

Podremos marcar la actividad como hecha, editarla y cancelar la actividad con los botones que hay debajo de la actividad planificada.

Odoo también nos notifica las actividades en la opción marcada de la Figura 11. Allí nos saldrán todas las actividades que tengamos planificadas y nos especificará el tiempo de la actividad (si vamos tarde, se tiene que hacer hoy o se puede hacer en un futuro).

Figura 11

Archivos adjuntos

En este apartado, podremos ver todos los archivos adjuntos que se han adjuntado en el chatter. Tanto en los mensajes, como en las notas, como manualmente. Para hacerlo manualmente, se puede dar click en agregar archivos adjuntos, y seleccionar el archivo que queramos (Figura 12).

Esta funcionalidad irá muy bien para tener todos los archivos adjuntados en el mismo sitio, y se puedan ver y trabajar desde este sitio.

Figura 12

Seguidores

Los chatters tienen seguidores, estos pueden ser contactos o canales del módulo conversaciones. Para ver los seguidores del chatter, nos tenemos que dirigir a la parte señalada de la Figura 13.

Figura 13

Si le damos click al añadir seguidores, se nos abrirá una vista como la Figura 14. Ahora deberemos rellenar los siguientes campos:

• Destinatarios, nombre del contacto a quien queremos añadir.
• Enviar correo electrónico, activar el check para si se quiere enviar un correo electrónico.
• Mensaje, mensaje a enviar a los nuevos seguidores.

A continuación, deberemos darle click al botón de añadir seguidores para agregarlos.

Figura 14

Si le damos click al añadir canales, se nos abrirá una vista como la Figura 15. Ahora deberemos indicar qué canales queremos que estén como seguidores del chatter. A continuación, deberemos darle click al botón de añadir seguidores para agregarlos.

Figura 15

En la siguiente imagen, la Figura 16, se observan los nuevos seguidores añadidos al chatter.

Figura 16

Estado chatter

El chatter, también nos da información del estado en que se encuentra la transacción, o cualquier modificación que se haya hecho. En la figura 17 se ve un ejemplo, de cambios de estado.

Este apartado es importante, ya que es el histórico de movimientos del objeto, donde nos va a indicar toda la información que ha pasado en la transacción. 

Figura 17

Aparte, si ponemos el ratón encima del texto de “hace X días”, nos da la información exacta de que dia y hora se hizo (Figura 18).

Figura 18